Acta notarial de Junta

En aquest sentit, i partint del principi de llibertat d' elecció de notari que té qualsevol client, cal indicar que el notari elegit haurà de tenir competència territorial en el lloc on se celebri la Junta, de manera que no podrà elegir-se a qualsevol notari del territori nacional, sinó únicament a algun l' oficina notarial del qual es trobi situada en el lloc on se celebrarà la Junta General en qüestió.

És possible que als interessats els sorgeixi el dubte relatiu a si, a més de les funcions que exerceix el notari abans descrites, la presència d' aquest a la junta general pot tenir altres efectes, com per exemple el de validar la representació en virtut de la qual actuïn certes persones o determinar la legalitat dels acords adoptats en el si de l' òrgan social.

Referent a això, és sens dubte necessari portar a col·lació el que disposa l'article 102.3 del Reglament del Registre Mercantil, en virtut del qual en cap cas el notari qualificarà la legalitat dels fets consignats en l'instrument, de manera que no li correspon a aquest valorar la conformitat a dret dels fets i acords adoptats en la junta general, ni molt menys convalidar la seva legalitat.

Així mateix, cal referenciar, entre d' altres, la sentència del Tribunal Suprem de 12 de febrer de 2014, en la qual es descarta de pla la possibilitat que la presència notarial a la junta general convalidi la validesa de la representació de socis que hi acudeixin representats per terceres persones. Així doncs, si algun dels socis concorregués representat per una altra persona en virtut d' un apoderament, no serà competència del notari requerit jutjar la validesa i suficiència del mateix, ja que això no es troba entre les funcions que legalment li han estat encomanades per a aquest acte.

El contingut de l' acta notarial de junta ve determinat pels articles 102 i 103 del Reglament del Registre Mercantil, en els quals s' estableix que a més de les circumstàncies generals derivades de la legislació notarial, el notari expressarà les circumstàncies següents:

1. Data i lloc del territori nacional o de l' estranger en què s' hagués celebrat la reunió.
2. Data i manera com s' hagués efectuat la convocatòria, llevat que es tracti de Junta o Assemblea universal.
3. La indicació del resultat de les votacions, expressant les majories amb què s' hagués adoptat cadascun dels acords.

I en particular donarà fe dels fets següents:

1. De la identitat del President i Secretari, expressant els seus càrrecs.
2. De la declaració del President d' estar vàlidament constituïda la Junta i del nombre de socis amb dret a vot que concorren personalment o representats i de la seva participació en el capital social.
3. Que no s' han formulat pels socis reserves o protestes sobre les anteriors manifestacions del President i, en cas contrari, del contingut de les formulades, amb indicació del seu autor.
4. De les propostes sotmeses a votació i dels acords adoptats, amb transcripció literal d' unes i altres, va assossar com de la declaració del President de la Junta sobre els resultats de les votacions, amb indicació de les manifestacions relatives al mateix la constància de les quals en acta s' hagués demanat.
5. De les manifestacions d' oposició als acords i altres intervencions quan així es demani, consignant el fet de la manifestació, la identificació de l' autor i el sentit general d' aquella i el seu tenor literal si es lliura al notari text escrit, que quedarà unit a la matriu.

En qualsevol cas, el notari podrà excusar la ressenya de les intervencions que, al seu judici, no fossin pertinents per mancar de relació amb els assumptes debatuts o amb els extrems de l' ordre del dia i, així mateix, si aprecia la concurrència de circumstàncies o fets que poguessin ser constitutius de delictes podrà interrompre la seva actuació, fent-ho constar a l' acta.

Així mateix, la doctrina de la Direcció General Seguretat Jurídica i Fe Publica (vegeu resolució de data 6 d'abril de 2011) ha establert que serà igualment necessari incloure en l'acta notarial de junta indicació de la data i forma de la convocatòria de la junta, ja que ambdues qüestions són "elements essencials perquè el Registrador pugui qualificar la regularitat de la convocatòria de l'esmentada junta i, per tant, dels acords adoptats en la mateixa", salvaguardant-se així el dret dels socis no assistents a conèixer fefaentment la convocatòria de la junta per a, en el seu cas, acudir als mitjans d' impugnació que procedeixin en dret contra la mateixa. 

Com a precisió formal, cal indicar que si les sessions es perllonguen durant dos o més dies consecutius, la reunió de cada dia es consignarà com a diligència diferent en el mateix instrument i per ordre cronològic.

Finalment, una vegada conclosa la junta general, el notari procedirà al tancament de l' acta notarial, per a la qual cosa estendrà diligència relativa a la reunió, en el propi acte o ulteriorment en el seu estudi amb referència a les notes preses sobre el lloc. En qualsevol cas, aquesta no necessitarà aprovació ni ser signada pel President i el Secretari de la junta.

Un cop tancada, aquesta acta notarial tindrà la consideració d' acta de la Junta i, com a tal, es transcriurà al Llibre d' actes de la societat.

En qualsevol cas, el contingut de l'acta haurà d'estar redactat de forma escrupolosa i impecable, sense que es pugui incórrer en cap errada, ja que en cas contrari, si posteriorment en les escriptures que s'atorguin com a conseqüència dels acords assolits en la junta general, de la confrontació d'ambdós documents resultessin dades contradictòries (com per exemple en la data de celebració de la junta o en els assumptes acordats), correspondrà als tribunals de justícia resoldre aquesta controvèrsia (vegeu a aquest respecte la resolució de la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública de 25 de juliol de 1998).

És possible que els interessats a recórrer a aquest instrument es plantegin la possibilitat de deixar constància registral de la sol·licitud que es fes als administradors perquè requereixin a un notari l'autorització d'una acta notarial de junta. Aquesta possibilitat sens dubte sembla molt interessant en aquelles situacions de conflicte societari de socis minoritaris en relació a la majoria de l' accionariat de la companyia, ja que se' n derivaran les conseqüències que a continuació s' exposaran.

D' aquesta possibilitat s' ocupa l' article 104 del Reglament del Registre Mercantil, en el qual s' estableix que a instància d' algun interessat s' haurà d' anotar preventivament la sol.licitud d' aixecament d' acta notarial de la Junta prevista per la Llei, així com de la publicació d' un complement de la convocatòria amb inclusió d' un o més punts de l' ordre del dia.

Aquesta anotació es practicarà en virtut del requeriment notarial dirigit als administradors i efectuat dins del termini legalment establert per a l'esmentada sol·licitud (recordar el termini d'antelació mínim de 5 dies ja indicat anteriorment).

Com a qüestió més rellevant en aquest aspecte, l' esmentada norma reglamentària estableix que en aquests supòsits, una vegada practicada l' anotació preventiva, no podran inscriure' s en el Registre Mercantil els acords adoptats per la Junta a què es refereixi l' assentament si no consten en acta notarial, de manera que aquest precepte ofereix aquí una protecció addicional als accionistes minoritaris, doncs en cas que aquests demanin la intervenció del notari, podran deixar-ne constància registral i assegurar que la presència del mateix a la junta es compleixi, ja que en cas contrari els acords adoptats en aquesta no podran ser inscrits degudament al Registre Mercantil.

En aquests mateixos termes s' ha pronunciat pacíficament la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública entre d' altres, en la seva resolució de data 13 de novembre de 1999, que confirma l' obvietat que, un cop anotada preventivament l' aixecament de l' acta notarial de la junta, no podran inscriure' s acords adoptats en junta celebrada de forma diferent.

Finalment, l' anotació preventiva de la sol.licitud d' acta notarial es cancel·larà per nota marginal quan s' acrediti degudament la intervenció del notari a la Junta, o quan hagin transcorregut tres mesos des de la data de l' anotació.

Com ja s' ha indicat indiciàriament en la primera pregunta d' aquesta entrada, més enllà de l' acta notarial de junta, modalitat específica les característiques i regulació de la qual s' han desgranat convenientment en aquestes línies, la nostra legislació recull l' existència altres modalitats d' actes notarials, com les de presència, en les quals el notari consignarà fets i circumstàncies que presenciï o li constin, i que per la seva naturalesa no siguin matèria de contracte, acreditant la realitat o veritat del fet que motiva la seva autorització.

Aquesta modalitat genèrica d' actes també es podrà autoritzar en el marc d' una junta general d' una societat mercantil, ja que així ho disposa l' article 105 del Reglament del Registre Mercantil, establint que serà perfectament possible que persona interessada requereixi a un notari perquè es personi en una junta general als efectes de constatar determinats fets esdevinguts en les mateixes.

No obstant això, com a excepció a aquesta autorització, l' esmentat precepte reglamentari estableix que per al cas que hagués estat requerit un notari per aixecar acta de junta, no podrà cap altre notari prestar els seus serveis per constatar els fets esdevinguts en l' esmentat acte societari.

Aquest precepte, en definitiva, ve a reforçar la independència de l'actuació notarial, de manera que tots els ciutadans han de tenir clar que no existeixen "notaris de part" que tinguin inclinacions a recollir en l'acta fets o manifestacions favorables a la part que els hagués requerit, ja que el Notari és un funcionari públic i professional del dret, únicament subjecte a l' imperi de la llei i al compliment estricte de la legalitat. Així doncs, no serà necessari que a la junta hi acudeixin diversos notaris requerits per diferents parts, ja que amb la presència d' un sol d' ells estarà garantida la seguretat jurídica.

En relació a aquesta pregunta, la lògica sembla indicar que els honoraris generats pel notari en l'exercici del seu ministeri haurien de ser abonats pel sol·licitant que hagi realitzat el requeriment, és a dir, per l'administrador de la societat que ho hagués sol·licitat de motu propi o, en el seu defecte, pels socis minoritaris que haguessin instat l'administrador a requerir els serveis del fedatari públic.

No obstant això, el legislador ha establert a l' article 203.3 de la Llei de societats de capital, com a mecanisme addicional de protecció, que els honoraris notarials en l' acta notarial de junta seran de càrrec de la societat, mitigant-se així repars d' índole econòmica que poguessin tenir l' administrador o els socis minoritaris a l' hora de requerir els serveis del notari.

Amb això, s' ofereix una garantia addicional als interessats en què un fedatari públic intervingui en l' acte i ofereixi a l' acte la seguretat jurídica preventiva que la llei i el Reglament del Registre Mercantil especifiquen, sense que possibles reticències d' índole econòmica puguin influir en la decisió de requerir-lo o no. 

Una altra de les qüestions a plantejar és aquella situació que es pot generar quan, un cop requerit el ministeri del notari perquè autoritzi l' acta notarial de la junta, aquest no es produís per qualsevol causa, com per exemple, quan alguns dels socis impedeixin materialment que aquesta intervenció es produeixi o quan la societat addueixi que no té mitjans econòmics per sufragar els honoraris del notari.

En aquests supòsits, la conseqüència jurídica que es derivarà de la falta d'intervenció serà la ineficàcia dels acords adoptats per la junta general, com així ho ha reiterat en nombroses ocasions la jurisprudència que s'ha pronunciat al respecte (vegeu entre d'altres la Sentència de l'Audiència Provincial de Madrid de 28 d'octubre de 2016), de manera que aquestes decisions mancaran de cap validesa, no podran desplegar efectes en la realitat jurídica ni molt menys gaudir en el seu cas, d' accés registral. 

La desconvocatòria d'una junta general (incloses aquelles en què s'hagi requerit a Notari per aixecar acta notarial de junta) és una matèria no regulada expressament per la llei, de manera que haurem d'acudir a la interpretació que d'això ha realitzat la Direcció General Seguretat Jurídica i Fe Publica.

En aquests casos doncs (vegeu resolució de data 28 de juliol de 2014), el centre directiu ha determinat que això és perfectament possible, sempre que aquesta desconvocatòria es realitzi pel mateix òrgan que va realitzar la convocatòria i mitjançant la utilització dels mateixos mitjans de notificació de desconvocatòria que els que van ser utilitzats en la seva convocatòria. En cas d' observar-se aquestes formalitats, el requeriment fet al notari quedarà sense efecte.

En qualsevol cas, s' haurà de tenir en compte que aquesta desconvocatòria podria arribar a generar responsabilitat en l' òrgan d' administració si aquesta no estigués degudament justificada i, per al cas que finalment aquesta junta general se celebrés, lògicament els acords adoptats en ella serien invàlids.

Per instar aquesta acta, simplement caldrà contactar amb l'oficina notarial (trucant al telèfon de l'oficina notarial o a l'adreça d'email mercantil@jesusbenavides.es), acreditar la condició necessària per estar legitimat en aquest requeriment i indicar la data i lloc de celebració de la junta.

El dia i hora indicats, el notari autoritzant es personarà en el lloc de celebració de la junta per complir amb totes les formalitats exigides per la Llei de Societats de Capital i el Reglament del Registre Mercantil, després de la qual cosa procedirà a tancar la corresponent acta.

Un cop finalitzada la Junta, el notari requerit retornarà a la seva oficina notarial i, amb totes les notes que hagi elaborat, procedirà a redactar l' acta de la junta, després de la qual cosa, transcorreguts uns dies, ja es podrà fer lliurament d' una còpia autèntica de la mateixa als clients.