Acta de protocol·lització

Com s' acaba d' indicar, les actes notarials de protocolització són un instrument que permet incorporar un document que es trobi en poder del requirent, al protocol d' un notari, aconseguint així que aquest document quedi conservat en tot cas.

En aquest sentit, cal tenir en compte que els Notaris són funcionaris públics, els quals autoritzen instruments públics (principalment escriptures i actes). Aquests documents públics s' incorporen al protocol notarial, el qual, de conformitat amb la Llei, és propietat de l' Estat, i respecte del qual els notaris tenen l' obligació de conservar-lo, com a arxivers dels mateixos, sota la seva responsabilitat. 

Així doncs, quan qualsevol persona atorga una escriptura o acta, ha de saber que aquest document original queda incorporat al protocol notarial, el qual es conservarà per aquest notari de forma ininterrompuda mentre aquest segueixi com a titular d'aquesta plaça, mentre que, per al cas que abandoni aquesta destinació (perquè per exemple, es jubila o se li assigna una altra plaça en un lloc diferent), el seu successor continuarà amb la tasca de conservació i custòdia d'aquest protocol, fins que, transcorreguts 25 anys, el mateix serà remès al Col·legi Notarial corresponent per a la seua conservació, en principi, a perpetuïtat.

A la vista del que s' indica, com es pot apreciar, si qualsevol persona atorga una acta de protocolització, el que aconsegueix és que aquest document, que s' incorpora al notari, quedi llevat, de manera que, sempre que es necessiti, se' n pugui obtenir una còpia, demanant si s' escau una còpia simple o autèntica de l' esmentada acta notarial.

<ejemplo>Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.<ejemplo>

A més de la utilitat abans indicada, això és, la possibilitat de conservar a perpetuïtat un document mitjançant la seva incorporació al protocol notarial, el recurs a l' acta de protocolització també pot ser molt útil per als interessats, ja que ens permetran:

• Assegurar la seva respectiva identitat.
  
  És a dir, assegurar que una determinada persona té uns documents concrets, amb un contingut determinat, i que a aquest efecte és aquesta persona la que els aporta directament a l' oficina notarial.
• Assegurar la seva existència davant tercers en una data concreta, això és, el dia de protocol·lització de l'acta.
  
  Amb això aconseguim demostrar que un determinat document existia, almenys, en una data determinada, la qual cosa pot ser molt útil a efectes probatoris en determinats supòsits contenciosos.
  

A la pràctica, són molts els supòsits en què pot ser interessant acudir al recurs de l' acta de protocolització, entre els quals es pot destacar entre molts altres:

• La necessitat de salvaguardar un document rellevant per a una persona, davant la possibilitat d'extraviament del mateix (com per exemple uns documents que es troben emmagatzemats en una empresa, respecte dels quals, un administrador mancomunat té temor que l'altre administrador els destrueixi o traspapi).
• La necessitat de conservar un document davant el temor d'una eventual sostracció il·legítima de terceres persones (com per exemple d'un lladre que entri al nostre habitatge i ens el robi).
• La possibilitat de salvaguardar documents l'estat de conservació dels quals és deficient i es pot témer que en el futur es deteriorin encara més (com per exemple documents antics en què el paper o la tinta s'estan degradant, i per evitar que el procés sigui irreversible i el document merita il·legal en el futur, es protocol·litza amb una fotocòpia per conservar-lo).
• La necessitat de conservar una determinada resolució judicial antiga de transcendència per a les parts, ja que té en compte que les resolucions judicials, com sentències o interlocutòries, un cop transcorregut un determinat lapse temporal que estableix la legislació processal, són expurgades (és a dir, destruïdes), de manera que ja no seria possible obtenir una còpia al Jutjat si la còpia que disposem s'extravia o destrueix.
• La necessitat d'acreditar davant terceres persones que un determinat document existeix en una data certa (el que pot ser útil en una situació en què dues parts contractants han subscrit un contracte privat, i es pot témer que a posteriori, alguna d'elles pretengui qüestionar que la data que consta en el document no és certa).
• Recentment, a la vista de la creixent importància de les relacions humanes a les xarxes socials i mitjans de comunicació a distància, també sol ser molt habitual la protolització d'E-mails o converses de whatsapp, sobretot en els casos en què el seu contingut pugui tenir rellevància en una eventual situació contenciosa (útil per exemple en cas que una persona reconegui un determinat fet en una conversa de whatsapp i el destinatari vulgui salvaguardar aquesta conversa per fer-la valer en un judici, davant el temor que en perdre o destruir-se el seu telèfon, ja no pugui acreditar la realitat i contingut d'aquesta conversa.
• Preservar captures de pantalla de pàgines web en les quals empreses de la competència realitzen pràctiques il·legals, com per exemple violacions de propietat industrial o intel·lectual, de patents o marques, de publicitat enganyosa, etc.

El contingut de l' acta de protocolització és molt simple. En ella, s'identificarà la persona requirent, després de la qual cosa, el Notari deixarà constància que ha estat requerit per incorporar al seu protocol uns determinats documents i es lliuraran els mateixos (ja fossin originals o còpies que s'aportin) per deixar-los units a la matriu de l'acta.

Així mateix, en el document es deixarà constància del nombre de pàgines que té el document lliurat, per evitar així possibles alteracions a posteriori.