Tràmits per videotrucada

Com ja hem avançat, amb l'entrada en vigor de la Llei 11/2023 (AQUÍ pot consultar-la), per fi, és una realitat la possibilitat de signar documents públics a través d'un procés 100% telemàtic, això és, sense haver de desplaçar-se físicament davant d'un notari per formalitzar l'escriptura, acta o pòlissa intervinguda davant de Notari, segons les necessitats concretes del client.

A la vista d'això, i per esvair dubtes sobre aquest procés, a continuació, vam desenvolupar una guia pràctica molt didàctica i il·lustrativa, on vam poder veure, pas a pas, com es videofirma un document públic amb un Notari.

Com puc iniciar el procés per videofirmar un document públic al Portal Notarial del Ciutadà?

Per poder iniciar el procés que ens permetrà signar un document públic davant de Notari a través d'un procediment íntegrament online, el primer de tot que haurem de tenir en compte és que, perquè això sigui possible, l'interessat haurà d'estar registrat al Portal Notarial del Ciutadà (AQUÍ), que és la pàgina web creada pel Notariat espanyol per instrumentar totes aquestes novetats telemàtiques de la Llei 11/2023.

Per registrar-se, si ho desitja, AQUÍ pot trobar un article explicatiu al nostre blog, on li detallem tots els passos que ha de seguir. Així mateix, cal indicar que, per poder realitzar tot aquest procés de forma 100% online, vam necessitar un certificat digital qualificat que ens permeti identificar-nos i signar digitalment documents, així com un ordinador amb webcam, i que disposi del programari d'AutoFirma (AQUÍ el pot descarregar). En tot cas, per conèixer més detall sobre aquests aspectes tècnics, a l' article enllaçat els podrà trobar.

Quina classe de documents podré videofirmar?

En efecte, gràcies a la Llei 11/2023, des del passat dia 9 de novembre de 2023, és possible signar determinats documents públics de forma telemàtica, això és, sense necessitat d'acudir físicament a una notaria a signar de forma presencial i manuscrita davant el Notari. 

A partir d'ara, com comentem, serà possible signar determinats documents públics de forma online, a través d'un sistema de videoconferència amb el Notari i signatura electrònica (mitjançant certificat digital). 

No obstant això, com s' indica, aquesta nova possibilitat no s' estén a tota classe de documents públics, sinó que, pel moment, la llei restringeix aquesta possibilitat a determinats actes i negocis jurídics concrets, que a continuació es detallen:

• Les pòlisses mercantils (en aquest cas, per simplificar el tràmit, la mateixa llei determina que, el fet que el banc remeti la pòlissa a la seu electrònica notarial per a la seva signatura per part del deutor, això implica ja el seu consentiment i acceptació a l'operació de préstec o crèdit que es formalitza, això és, sense necessitat que la signi expressament com ha de fer el deutor, llevat que en el text de la pòlissa es disposés el contrari).
• La constitució de societats, nomenaments i apoderaments mercantils de tota classe previstos en la legislació mercantil, així com l'atorgament de qualsevol altre acte societari (sempre que en cas de contenir aportacions dels socis al capital social siguin dineràries).
• Els poders de representació processal (els coneguts com a poders per a plets que vam necessitar quan haguem d'afrontar un judici i necessitem contractar un advocat i procurador), per a l'actuació davant les administracions públiques, així com els electorals, i els poders per a actes concrets. No obstant això, no serà possible l' autorització per videoconferència de poders generals o preventius.
• La revocació de poders (excepte els generals preventius).
• Les cartes de pagament i les cancel·lacions de garanties (com per exemple, una cancel·lació d'hipoteca).
• Les actes de junta general i les actes de referència en sentit estricte (o de manifestacions).
• Els testimonis de legitimació de signatures.
• Els testaments en situació d'epidèmia declarada (mentre duri l'obligació de confinament).
• Les declaracions d' obra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.
• La conciliació (llevat que el notari consideri convenient la presència física per a la bona fi de l'expedient).
• Aquells actes i negocis jurídics per als quals, conforme a la seva naturalesa, s' estableixi reglamentàriament.

Com puc generar una sol·licitud al Portal Notarial del Ciutadà per signar un document públic amb un Notari?

Com tot en aquesta vida, sens dubte, res millor que un exemple pràctic per entendre com es pot videofirmar un document públic.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Així doncs, si Juan vol videofirmar aquesta acta notarial de forma telemàtica, el primer que haurà de fer és accedir al Portal Notarial del Ciutadà, i un cop dins del PNC, seleccionar l'opció d'"Actes" (a dalt a l'esquerra) i, dins d'aquesta, l'opció d'"Actes de manifestació":

I, dins d'aquest apartat, seleccionar l'opció d'"Iniciar sol·licitud" (botó verd), per així donar començament al tràmit:

Així doncs, en primer lloc, ens apareixerà una pantalla corresponent als intervinents, això és, la persona o persones que signaran l' acta notarial. 

Aquí, per defecte, ens apareixeran les dades personals de l'usuari que està realitzant la gestió al Portal Notarial del Ciutadà, de manera que, si tot és correcte (i només aquesta persona ha de signar l'acta notarial), simplement haurem de seleccionar el botó verd de "Següent" per continuar amb el tràmit:

A la segona pantalla del tràmit, el sistema ens permetrà, si s' escau, afegir un document, en el qual, per exemple, podem detallar el contingut de totes les manifestacions que volem incloure en la nostra acta notarial.

Un cop afegit el document, simplement haurem de seleccionar el botó verd de "Següent" per continuar amb el tràmit:

A la tercera pantalla del tràmit, haurem de seleccionar el Notari amb el qual volem signar la nostra acta de manifestacions:

I, així mateix, si s'escau, tindrem l'oportunitat d'afegir observacions per al Notari (com a detalls que volem que tingui en compte en redactar el nostre document, preferències per al dia i hora de signatura, dubtes, etc.).

Aquí també, haurem de seleccionar l'opció de "Videoconferència" si efectivament volem signar la nostra acta notarial de forma online, com és el cas.

Finalitzats aquests passos, simplement haurem de seleccionar el botó verd de "Següent" per continuar amb el tràmit:

En aquesta última fase de la nostra sol·licitud, corresponent a l'apartat de "Confirmació i enviament" ens apareixerà un resum de la nostra petició amb totes les dades incloses (intervinents, documents afegits, Notari seleccionat, etc.).

Així doncs, si tot és correcte, simplement haurem d'acceptar la "Política de Privacitat" del PNC i finalitzar el tràmit seleccionant el botó verd d'Enviar sol·licitud:

‍

De manera que, si el procés s' ha realitzat correctament, ens apareixerà el següent missatge:

A partir d'aquí, el Notari seleccionat rebrà la teva sol·licitud, de tal manera que, un cop comprovada la mateixa, contactarà amb l'objectiu de conèixer els detalls de la teva petició i, a la vista d'aquesta, preparar l'esborrany de la teva acta notarial de manifestacions (el qual, en el seu cas, també t'enviarà per Email perquè el puguis revisar).

Així doncs, si tot és correcte, només quedarà que concreteu amb el teu Notari el dia i hora en què desitges videofirmar la teva acta de manifestacions, de manera que, un cop tancada la cita, la notaria, a través del seu usuari del Portal Notarial del Ciutadà, agendarà una cita per a l'acte de videofirma que necessites.

Quin tràmit previ hauré de realitzar abans de poder signar el meu document públic a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Seguint el nostre exemple, abans de poder videofirmar la nostra acta notarial (o qualsevol altre document públic que necessitem), haurem de realitzar un tràmit previ, això és, validar el nostre certificat electrònic. 

A aquest efecte, un cop accedit al PNC, haurem de seleccionar l'opció de "CERTIFICAT ELECTRÒNIC" (botó blau que apareix a la part inferior esquerra de la pantalla d'inici) i, dins d'aquesta, l'opció de "Validar certificats electrònics":

Dins d'aquesta opció, haurem de seleccionar l'apartat de "Validar certificat de tercers":

De tal manera que, una vegada dins d'aquesta opció, haurem de seleccionar el botó verd de "Començar":

En aquell moment, ens apareixerà la següent pantalla, on haurem de pulsar el botó d'"Obrir", per permetre l'accés a l'aplicació d'AutoFirma (que és la que ens permetrà signar electrònicament el nostre document notarial al final del tràmit).

De tal manera que, tot seguit, ens apareixerà la següent pantalla, on es mostrarà el certificat digital a validar, el qual haurem de seleccionar perquè es pugui validar correctament:

Finalment, si el tràmit s' ha realitzat correctament, ens apareixerà el següent missatge de confirmació:

Com serà l'acte de videofirma del meu document públic?

Arribat el dia i hora acordats, el Notari accedirà amb el seu usuari al Portal Notarial del Ciutadà, i accedirà a la cita agendada, de manera que donarà inici a la videoconferència, tal com es mostra en la següent imatge:

Per la seva banda, l'interessat, amb uns minuts d'antelació a l'hora acordada, haurà d'accedir al seu usuari del Portal Notarial del Ciutadà, i seleccionar l'apartat de "MIS CITAS", on li apareixerà agendada la cita per videofirmar la seva acta de manifestacions:

En el nostre cas, per exemple, simularem la signatura de l'acta de manifestacions per al dia 9 de gener, a les 11 hores.

Així doncs, arribades les 11.00 hores, l'interessat haurà de seleccionar el botó blau de "Videoconferència", de manera que, una vegada que el Notari li autoritzi, tots dos es connectaran a través d'una videotrucada:

En aquest acte, el notari, en primer lloc, confirmarà la identitat del compareixent, després de la qual cosa, procedirà a compartir en pantalla el document públic a signar, als efectes de procedir a la seva completa lectura davant el client:

Finalitzada la lectura del document i resolts tots els dubtes i consultes del client, si tot és correcte i l' interessat desitja signar-lo, s' iniciarà el procés de signatura, on el notari habilitarà el dispositiu de signatura, de manera que el client procedirà a signar digitalment el document, amb el seu certificat digital qualificat, després de la qual cosa, el Notari també el signarà amb el seu certificat digital corresponent, quedant així degudament atorgat i autoritzat el document públic en qüestió, després de la qual cosa, es donarà per finalitzada la videoconferència.

Com rebreu la còpia del meu document públic?

L' obtenció de la còpia del teu document públic es realitzarà de la manera que més t' interessi, de manera que, per exemple:

• Pots optar per recollir físicament la teva còpia autoritzada al despatx notarial.
• Pots sol·licitar que se't remeti la teva còpia autoritzada al teu domicili, mitjançant enviament per correu (abonant el cost que això suposi, és clar).
• O, si s'escau, pots optar per rebre la teva còpia autoritzada en format electrònic, cas en el qual, des de la notaria et remetrem un document amb un Codi Segur de Verificació (o CSV).
• En aquest cas, des de la notaria, t'enviarem al teu Email un correu amb un PDF adjunt com el que segueix, on constarà el CSV de la teva còpia autoritzada electrònica, el qual podràs verificar (i per tant accedir al document quan desitges) a través del mateix PNC (AQUÍ).

En qualsevol cas, tries la modalitat que sigui, un cop gestionada l'obtenció de la còpia, des de la notaria se't remetrà la factura de tot el tràmit, perquè puguis procedir al pagament dels Aranzels notarials meritats (ja sigui perquè els puguis pagar físicament al propi despatx notarial o a través d'una transferència bancària).

Puc videofirmar el meu document públic amb el Notari que jo vulgui?

En efecte, tens tota la llibertat del món per videofirmar, a través del Portal Notarial del Ciutadà, els teus documents públics amb el Notari que tu vulguis, de manera que, per exemple, si vius en un petit poble on no hi ha Notari, pots videofirmar el teu document amb un Notari de Barcelona de la teva confiança, sense necessitat de desplaçar-te, amb totes les comoditats i estalvi de temps i diners que això suposa.

Com veiem doncs, aquesta nova via per signar documents públics suposa un increment del grau de competència en el sector notarial, la qual cosa sens dubte contribuirà a millorar el servei que prestem a tots els ciutadans, amb els evidents beneficis que això suposa per al conjunt de la societat.

Quins avantatges té videofirmar un document públic de forma online a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Com acabem de veure, la possibilitat de signar 100% online un document públic és una alternativa molt útil per a qualsevol ciutadà, ja que qualsevol persona, des de casa seva, amb el seu ordinador, seguint un senzill procediment, pot signar determinats documents públics, cosa que:

• Suposa una comoditat i estalvi de temps, ja que evitaràs desplaçaments innecessaris al despatx del Notari, podent dedicar el teu temps i diners a altres menesters més profitosos.
• Perquè pots formalitzar el teu document notarial amb el Notari que tu vulguis, de forma fàcil, ràpida i senzilla, de manera que, per exemple, si el teu Notari de confiança és de Barcelona, però tu ets resideixes a Madrid, podràs signar online amb aquest Notari de Barcelona sense necessitat de desplaçar-te (amb el consegüent estalvi de temps i diners que això pot suposar).
• Perquè gràcies a aquesta via, si ho necessites, pots fer una videoconsulta amb el teu Notari de confiança per resoldre tots els dubtes i inquietuds que tinguis al respecte, cosa que et permetrà signar el teu document notarial d'una manera molt més informat.
• Perquè gràcies a aquest procés, podràs rebre a casa teva l'esborrany del teu document públic, per poder-lo revisar en profunditat, amb calma i sense presses, com, quan i amb qui tu vulguis.

En definitiva, com veiem, aquest procés online t'estalviarà molt de temps i et donarà moltes més facilitats i comoditat, de manera que, sens dubte, tot són avantatges al respecte.

Puc videofirmar un document públic sense enviar el formulari a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Per suposat, no hi ha cap problema amb això. 

Si tens clar el procés, tota la informació recopilada i estàs familiaritzat amb el funcionament de la videofirma al Portal Notarial del Ciutadà, pots contactar amb la teva Notaria de confiança per qualsevol via (per exemple, Email), remetre'ls tota la documentació i informació necessària per preparar l'esborrany del teu document, de manera que, un cop tot estigui llest, la notaria simplement creu una cita de videofirma a la qual hauràs de connectar-te per signar el teu document públic, sense necessitat de perdre el temps emplenant tots els camps del formulari que preveu el PNC.

Com puc resoldre els dubtes que tingui sobre aquest procés de videofirma?

Per suposat, si tens dubtes sobre aquest procés, l'equip de Notaria Jesús Benavides queda a la teva sencera disposició per resoldre-les. Pots contactar amb nosaltres a través de la nostra web (AQUÍ) i, gustosament, els nostres especialistes en la matèria tractaran d'ajudar-te amb tot el procés, si efectivament tens possibilitat i intenció de constituir la teva nova SL a la nostra Notaria.