Legitimació de signatura

Una altra de les funcionalitats molt interessants que ens ofereix el nou Portal Notarial del Ciutadà és la possibilitat de gestionar 100% online la legitimació notarial d'una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic, cosa que pot resultar molt útil per als ciutadans i professionals, en multitud d'àmbits.

Anem doncs a continuació a veure com es pot accedir a aquesta opció, per a què serveix, així com els passos que haurem de seguir.

Què és una legitimació de signatura?

Una de les funcions habituals que realitzem els notaris és la legitimació de signatures, això és, un acte mitjançant el qual un notari acredita, és a dir, dóna fe davant de tercers, que una signatura que consta en un document pertany a una persona determinada. Així doncs, gràcies a aquesta legitimació notarial, la signatura d' aquest document adquireix la necessària garantia de veracitat i autenticitat perquè pugui desplegar plens efectes davant de tercers.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Partint d' aquesta base, el cert és que, tradicionalment, aquestes legitimacions de signatura s' han realitzat respecte de signatures manuscrites posades en documents físics, de manera que la persona interessada a realitzar la legitimació acudia presencialment a una notaria, signava davant el notari aquest document físic en suport paper, i després, una vegada degudament identificada, el notari procedia a legitimar la seva signatura, donant així fe davant de tercers que aquesta signatura que consta en aquest document correspon a aquesta persona concreta.

No obstant això, el cert és que avui dia, com és sabut, gràcies a la generalització de les noves tecnologies, cada vegada és més habitual la utilització de documents electrònics, els quals són signats electrònicament. En aquests casos, així mateix, en moltes ocasions, també cal acreditar l'autenticitat i veracitat de la seva signatura, perquè aquesta pugui tenir plens efectes davant tercers (com per exemple, una administració pública, o per a la seva incorporació a una escriptura, etc.).

Així doncs, aquest nou servei de legitimació notarial de signatura electrònica ve a donar resposta a aquesta necessitat de ciutadans i professionals, la qual cosa, a la pràctica, pot ser de gran utilitat per a professionals de l'àmbit de l'arquitectura, l'advocacia, o el món empresarial (doncs, per exemple, pot servir per legitimar la signatura electrònica d'uns nous estatuts socials d'una empresa, el cessament o nomenament d' un nou càrrec en una mercantil que es detalla en un certificat emès per l' òrgan competent, o en el cas de certificacions d' arquitectes en l' àmbit de la construcció i urbanisme). 

Per què és útil la legitimització notarial de signatura digital tramitada pel portal notarial?

Gràcies a aquest nou sistema al qual podem accedir a través del Portal Notarial del Ciutadà, ara, qualsevol persona o professional, des de casa seva, sense desplaçar-se ni perdre temps i diners innecessaris, còmodament, amb el seu ordinador, pot signar un document electrònic amb la seva signatura digital qualificada i, tot seguit, sol·licitar que un Notari se'l legitimi, aconseguint així que aquest pugui desplegar plens efectes davant de qui correspongui, i tot això, a través d' un procés ràpid i senzill que li estalvia desplaçaments innecessaris a una notaria, amb el consegüent estalvi de temps i diners per al ciutadà o professional en qüestió.

Com veiem doncs, sens dubte, estem davant d'una funcionalitat molt interessant que, sens dubte, serà molt utilitzada.

Com puc iniciar el procés per legitimar notarialment una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic?

Per poder iniciar el procés que ens permetrà legitimar notarialment una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic, el primer de tot que haurem de tenir en compte és que, perquè això sigui possible, el ciutadà o professional interessat haurà d'estar registrat al Portal Notarial del Ciutadà (AQUÍ), que és la pàgina web creada pel Notariat espanyol per instrumentar totes aquestes novetats telemàtiques de la Llei 11/2023.

Per registrar-se, si ho desitja, AQUÍ pot trobar un article explicatiu al nostre blog, on li detallem tots els passos que ha de seguir. Així mateix, cal indicar que, per poder realitzar tot aquest procés de forma 100% online, vam necessitar un certificat digital qualificat que ens permeti identificar-nos i signar digitalment documents, així com, si s'escau, disposar del programari d'Auto Signatura (AQUÍ el pot descarregar). En tot cas, per conèixer més detall sobre aquests aspectes tècnics, a l' article enllaçat els podrà trobar.

Quins aspectes legals deu tenir en compte prèviament?

Sobre la legitimació notarial de signatures digitals, simplement fer una breu referència a la seva regulació legal, prevista fonamentalment a l'article 261 del Reglament Notarial (AQUÍ ho pot consultar), en el qual s'estableix que el notari podrà legitimar les signatures electròniques reconegudes posades en els documents en format electrònic, de manera que aquesta legitimació notarial de signatura electrònica tindrà el mateix valor que la que efectuï el notari respecte de documents en suport paper.

En tot cas, la legitimació notarial de signatura electrònica queda subjecta a les regles següents:

• El notari identificarà el signatari i comprovarà la vigència del certificat reconegut en què es basi la signatura electrònica generada per un dispositiu segur de creació de signatura.
• El notari presenciarà la signatura pel signatari de l' arxiu informàtic que contingui el document.
• La legitimació es farà constar mitjançant diligència en format electrònic, estès pel notari amb signatura electrònica reconeguda.

Quins passos tindrà el procés de legitimació notarial d'una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic, a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Si optes per legitimar notarialment, a través del Portal Notarial del Ciutadà, una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic, els grans passos del procés, de forma molt resumida, seran els següents:

1. En primer lloc, a través del Portal Notarial del Ciutadà, hauràs de verificar les teves dades personals, per comprovar la teva identitat. En cas que realitzis la teva sol·licitud com a professional (en el cas d'advocats i arquitectes), el PNC realitzarà una verificació telemàtica amb el Col·legi Professional corresponent per comprovar la veracitat de la teva identitat professional.
2. En segon lloc, una vegada verificades les teves dades personals, serà el moment d'adjuntar i validar el document o documents la legitimació de signatura dels quals pretens.
3. Finalment, un cop verificat el document o documents, si encara no estan signats digitalment (doncs ho pots fer abans), hauràs de signar-los digitalment (a través de l'aplicació d'Auto Signatura dins del mateix PNC) i, posteriorment, enviar-los al Notari elegit per a la seva legitimació.

Com realitzo el procés per sol·licitar una legitimació notarial d'una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic?

Per iniciar el procés de legitimació notarial de signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic, el ciutadà o professional haurà d'accedir amb el seu usuari al PNC i, un cop dins del mateix, haurà de seleccionar l'apartat de "Legitimació de signatura" (part esquerra de la pantalla).

I, un cop dins d'aquest apartat, seleccionar el botó verd d'Iniciar sol·licitud. 

Un cop dins de la nostra nova sol·licitud, haurem de seguir tots els passos del procés, els quals es poden agrupar en els següents punts clau:

1. Dades del sol·licitant
2. Selecció de documents
3. Signatura de documents i selecció de notari
4. Comprovació i tramesa de sol·licitud

Anem doncs, a continuació, a desenvolupar cadascuna d'aquestes fases perquè el ciutadà o professional sàpiga amb detall com procedir.

1.- DADES DEL SOL·LICITANT

En aquesta primera pantalla, com veuràs, el formulari ens permet realitzar la sol·licitud a títol "professional" o bé a títol "particular":

Si optem per realitzar la sol·licitud a títol "professional", això ens donarà accés a un desplegable on haurem de seleccionar el col·lectiu professional al qual pertanyem, això és:

• Consell Superior dels Col·legis d'Arquitectes d'Espanya (per a arquitectes).
• Consell General de l'Advocacia Espanyola (per a advocats).

I, una vegada seleccionat el col·lectiu professional, haurem de verificar la nostra identitat amb el Col·legi Professional corresponent, seleccionant el botó verd de "Consultar identitat", la qual cosa només tindrà un resultat positiu, és clar, si la persona en qüestió pertany a aquest col·lectiu professional i es troba degudament registrat en el seu Col·legi Professional corresponent.

Per contra, si realitzem la sol·licitud a títol "particular", per defecte, apareixeran les nostres dades personals que hem informat en donar-nos d'alta al PNC.

Completat aquest primer pas, cliquem el botó de "següent" (part inferior dreta), per continuar amb el tràmit.

2.- SELECCIÓ DE DOCUMENTS

En aquesta segona fase del tràmit, haurem de seleccionar el document o documents la signatura electrònica dels quals volem legitimar notarialment. A tal efecte, a la pantalla que es mostra a continuació, cliquem el botó blau d'"Adjuntar".

Un cop seleccionat, ens apareixerà una nova pantalla on haurem d' indicar, en un desplegable, la tipologia de document, això és:

• O "acords societaris" (per a documents d'empreses on s'adoptin acords relatius a la companyia).
• O l'opció d'altres documents per a la resta de casos.

Fet això, haurem de clicar el botó de "Seleccionar" per adjuntar el nostre document a legitimar, de manera que, un cop seleccionat i carregat el mateix, haurem de clicar el botó blau d'"Afegir" perquè quedi degudament carregat el document. Finalment, ja només haurem de clicar el botó d'"Adjuntar" perquè quedi degudament pujat al PNC el nostre document.

Finalitzada aquesta part del tràmit, tornarem a la pantalla inicial de la fase 2, on ja només ens quedarà validar el document, seleccionant el botó verd de "Validar".

Completat doncs el tràmit de validar, seleccionarem el botó de "següent" (part inferior dreta), per continuar amb el tràmit.

3.- SIGNATURA DE DOCUMENTS I SELECCIÓ DE NOTARI

En aquesta tercera fase del tràmit, cal diferenciar si el document electrònic ja ha estat signat prèviament, o no, doncs:

• Si ja l'hem signat abans al nostre ordinador, amb el nostre certificat digital qualificat (que ha de ser de la mateixa persona que realitza la petició a través del seu usuari), el PNC el detectarà, de manera que el formulari ens ho mostrarà amb un "tick" verd de "signat":

• Si per contra, el document electrònic encara no està signat, el PNC el detectarà, de manera que al costat d'aquest, ens apareixerà el botó verd de "Firmar", el qual haurem de seleccionar, als efectes de signar digitalment aquest document, amb el nostre certificat digital qualificat, gràcies a l'aplicació d'Auto Signatura, que haurem d'haver descarregat prèviament.

Dit això, un cop signat el document de qualsevol de les dues formes, per completar aquesta fase, ja només ens quedarà seleccionar el Notari que volem que legitimi la nostra signatura:

I així mateix, si s' escau, afegir de forma escrita algun comentari que pugui ser d' interès per al notari.

Completat doncs aquest pas, cliquem el botó de "següent" (part inferior dreta), per continuar amb el tràmit.

4.- COMPROVACIÓ I TRAMESA DE SOL·LICITUD

En aquesta quarta fase final del tràmit, només ens quedarà verificar que el document seleccionat i el Notari triat són els correctes, després de la qual cosa, haurem de clicar al botó verd d'Enviar per completar el tràmit:

De manera que, si s'ha realitzat correctament el tràmit, ens apareixerà el següent missatge satisfactori, així com un Email de confirmació en el nostre correu electrònic, amb un número de sol·licitud concret per identificar la teva petició.

Com realitza la legitimació de signatura la notaria?

Una vegada rebuda la teva sol·licitud, la notaria en qüestió procedirà a verificar que tot el procés i la signatura és correcta, de manera que, si és així, procedirà a realitzar el trasllat a paper del document en qüestió, així com la legitimació de signatura sol·licitada.

Completat el tràmit, la notaria es posarà en contacte amb el client (via PNC o per Email) per traslladar-li la factura del servei, així com per gestionar el lliurament del seu document legitimat, la qual es podrà realitzar de forma presencial a l'Oficina Notarial o bé mitjançant la seva remissió per correu a l'adreça que s'indiqui.

Quins avantatges té sol·licitar una legitimació de signatura qualificada a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Com acabem de veure, la possibilitat de sol·licitar la legitimació notarial d'una signatura electrònica qualificada posada en un document electrònic és una funcionalitat molt útil per als ciutadans i professionals de l'àmbit legal, empresarial o de l'arquitectura, ja que qualsevol persona, des de casa seva, amb el seu ordinador, seguint un senzill procediment, pot signar digitalment un document i sol·licitar tot seguit que un Notari legitimi aquesta signatura. Així doncs, això:

• Suposa una comoditat i estalvi de temps, ja que no caldrà que et desplacis fins a una notaria per formalitzar la petició.
• Perquè pots tramitar la teva legitimació de signatura electrònica amb el Notari que tu vulguis, de forma fàcil, ràpida i senzilla, de manera que, per exemple, si el teu Notari de confiança és de Barcelona, pots demanar-li a ell que realitzi aquesta legitimació i després te la remeti al teu domicili, per correu, estigui a la ciutat que sigui.

En definitiva, com veiem, aquest procés online t'estalviarà molt de temps i et donarà moltes més facilitats i comoditat, el que sens dubte, és una cosa molt positiva tenint en compte el ritme frenètic de treball i obligacions que la majoria de nosaltres tenim avui dia.

Tinc dubtes jurídics sobre la legitimació de signatures on puc trobar informació d'interès que m'ajudi a resoldre-les?

Si tens dubtes sobre què és una legitimació de signatura, per a què serveix, etc., més enllà de l'assessorament que, per suposat, et prestarà el teu Notari, AQUÍ pots trobar l'apartat corresponent de la nostra pàgina web, on podràs trobar molta informació d'interès sobre aquest tràmit, que, sens dubte, et seran de gran utilitat per conèixer en profunditat tot el que cal saber a l'hora de legitimar notarialment una signatura.

Si al final tinc qualsevol problema amb el PNC, ¿puc signar de forma presencial el document a la notaria?

Per suposat, no hi ha cap problema. Si ja has iniciat la teva sol·licitud, però per qualsevol motiu (per exemple, un problema tècnic amb el teu ordinador, el teu certificat digital, etc.) no pots completar el tràmit, pots acudir presencialment a la teva Notaria de confiança per signar-hi el document i realitzar la legitimació de signatura de forma tradicional.

Com puc resoldre els dubtes que tingui sobre aquest procés de legitimació de signatura digital?

Per suposat, si tens dubtes sobre aquest procés, l'equip de Notaria Jesús Benavides queda a la teva sencera disposició per resoldre-les. Pots contactar amb nosaltres a través de la nostra web (AQUÍ) i, gustosament, els nostres especialistes en la matèria tractaran d'ajudar-te amb tot el procés, si efectivament tens possibilitat i intenció de legitimar la teva signatura digital a la nostra Notaria.