Demanar còpia

Una altra de les funcionalitats molt interessants que ens ofereix el nou Portal Notarial del Ciutadà és la possibilitat de sol·licitar i obtenir, 100% online, qualsevol còpia d'un document públic que hàgim signat amb qualsevol Notari d'Espanya, cosa que pot resultar molt útil per als ciutadans i professionals, en multitud d'àmbits.

Així doncs, amb el Portal Notarial del Ciutadà, a partir d'ara, com veurem, qualsevol persona que hagi signat una escriptura pública davant de Notari, podrà sol·licitar de forma telemàtica l'obtenció d'una còpia d'aquest document. Així mateix, gràcies al Portal Notarial del Ciutadà, com veurem, en determinats casos, aquesta còpia quedarà arxivada en un repositori documental online, de manera que sempre la tindrem a la nostra disposició, emmagatzemada en un espai segur, que ens permetrà accedir-hi sempre que vulguem, des de qualsevol lloc o dispositiu.

Anem doncs a continuació a veure com es pot accedir a aquesta opció, per a què serveix, així com els passos que haurem de seguir.

Què és una còpia notarial?

Com és sabut, quan una persona acudeix a una notaria a signar una escriptura pública (per exemple, una compra d'un immoble, una acceptació d'herència, una donació, un poder, etc.), el document original que signa a la notaria es denomina matriu, el qual és arxivat i conservat per part del Notari que ha autoritzat aquest document.

No obstant això, com és lògic, els interessats en aquest document, conforme a la llei, tenen dret a obtenir una còpia de la seva escriptura, és a dir, un duplicat del document que han signat, cosa que els permetrà, per exemple, acreditar el seu dret davant tercers, inscriure els seus drets en el Registre de la Propietat, liquidar els impostos que corresponguin, realitzar gestions davant l'administració (com donar-se d'alta en el padró municipal, etc.).

Quines classes de còpies notarials existeixen?

Sobre la tipologia de còpies notarials existents, cal precisar que, a grans trets, existeixen dues modalitats de còpies, això és:

• Còpies autoritzades: Còpies que consisteixen en una reproducció exacta, en paper notarial, de l' escriptura signada, en la qual únicament apareix la signatura del notari, que té el mateix valor probatori que l' escriptura matriu amb la signatura de tots els atorgants.
• Còpies simples: Còpies expedides pel notari, amb un valor merament informatiu (això és, sense validesa legal), que consisteixen en una còpia exacta de l'escriptura original, impresa en folis blancs, sense el nom ni signatura del Notari que la va autoritzar.

Així mateix, cal saber que en l' actualitat, les còpies de les escriptures es poden obtenir en un doble format, això és:

• Suport físic o paper: Les que s'emeten en paper físic per al seu lliurament "en mà" al client.
• Suport electrònic: Les que es generen a través d'un document electrònic (PDF) per a la seva remissió a través de mitjans electrònics (com per exemple, a través del Portal Notarial del Ciutadà, per Email, amb un USB, etc.). En el cas de les còpies electròniques autoritzades, a més, es generen amb un codi de verificació segura que serveix per validar la seva autenticitat i amb iguala en validesa a la còpia en paper timbrat.

Com puc obtenir una còpia simple de la meva escriptura?

Quan firmes una escriptura davant de Notari, si vols obtenir-ne una còpia simple , en l'actualitat tens tres grans vies per aconseguir-la:

1. Còpia física a notaria: Quan firmes la teva escriptura, si així ho demanes, podràs obtenir una còpia simple física, això és, impresa en paper, que se't lliurarà "en mà", perquè puguis fer amb ella les gestions que necessitis (com entregar-la a un tercer, presentar-la davant l'Ajuntament, etc.).
2. En format electrònic via Email: També, si ho necessites, pots demanar al teu Notari que t'enviï al teu Email una còpia simple de la teva escriptura, perquè així puguis realitzar les gestions que necessitis (com per exemple, adjuntar-la com a PDF a un procediment administratiu electrònic, etc.).
   
   Aquesta via, fins ara, ha estat molt útil i la més utilitzada pels ciutadans, tot i que en l'actualitat, gràcies a les noves funcionalitats del Portal Notarial que veurem en aquesta guia, està cridada a desaparèixer progressivament.

3. En format electrònic a través del Portal Notarial del Ciutadà: En efecte, a partir d'ara, com veurem en aquesta guia pràctica, a través del teu usuari del Portal Notarial del Ciutadà, podràs sol·licitar al teu Notari una còpia simple de qualsevol de les teves escriptures, la qual a més, quedarà arxivada per sempre en un repositori documental dins del propi PNC, amb la qual cosa, sempre la tindràs a la teva disposició en qualsevol moment i a través de qualsevol dispositiu.
   
   Com veuràs, en aquesta guia pràctica, en les preguntes que segueixen a continuació, t'ensenyarem a sol·licitar la teva còpia simple a través del Portal Notarial del Ciutadà.

Com puc obtenir una còpia autoritzada de la meva escriptura?

Per la seva banda, si has signat una escriptura davant de Notari i en necessites una còpia autoritzada , en l'actualitat, tens dues opcions:

1. Còpia autoritzada física "tradicional": Això és, la còpia "de tota la vida", en suport paper amb la caràtula del Notari amb el qual has signat, la qual se't lliurarà "en mà" en el propi despatx notarial (o en el seu cas, mitjançant enviament per correu postal si així ho sol·licites), una vegada ferms la teua escriptura, sí així ho sol·licites.
2. Còpia autoritzada electrònica: Nou format de còpia autoritzada, en suport electrònic, que es genera mitjançant un Codi Segur de Verificació (o CSV), és a dir, un número identificatiu únic, de 20 dígits, que identifica de forma única i inequívoca cada còpia i que permet l'accés, verificació i descàrrega posterior.
   
   Si ho desitges, a partir d'ara, quan signis qualsevol escriptura (o en un moment posterior, si la necessites més endavant), també pots demanar al teu Notari que t'expedeixi aquesta modalitat de còpia autoritzada electrònica (abonant el cost corresponent), cosa que et facilitarà la seva circulació més fàcilment en el tràfic econòmic – jurídic.
   
   En aquesta modalitat, el ciutadà (o qualsevol altra persona a la qual es remeti el CSV), per accedir i verificar l'autenticitat del seu document digital, només haurà d'accedir al PNC, i seleccionar a la pàgina principal l'opció "Verificar còpia autoritzada electrònica" (AQUÍ pot accedir) i, un cop allà, introduir aquest CSV, cosa que li permetrà veure i descarregar el document, assegurant l' autenticitat i integritat de la còpia autoritzada electrònica en qüestió.

Què és una segona còpia?

Com hem explicat, quan una persona acudeix a signar una escriptura davant de Notari, una vegada ha signat la mateixa, el normal és que sol·liciti, almenys, una còpia autoritzada del seu document (això és, una primera còpia) i, si s'escau, una còpia simple.

Així doncs, les segones còpies són aquelles que l'interessat demana en un moment posterior a la signatura del seu document (per exemple, passats uns mesos o fins i tot anys de l'atorgament de l'escriptura) perquè necessita una nova còpia (d'aquí el nom de "segona còpia") per realitzar alguna gestió, podent ser aquestes còpies tant simples com autoritzades, i tant en suport paper com electrònic.

És en aquest àmbit, com veurem en aquesta guia pràctica, gràcies al Portal Notarial del Ciutadà, la sol·licitud i obtenció d'aquestes segones còpies, a partir d'ara, serà molt més fàcil, ràpida i àgil per al ciutadà, amb tots els beneficis que això pot comportar.

Anem doncs a veure a continuació què és això de les segones còpies, quan puc necessitar-les, com les puc demanar, i quines novetats interessants ens aporta el Portal Notarial del Ciutadà en aquest àmbit.

Quan puc necessitar una segona còpia d'una escriptura?

El cert és que, normalment, quan acudim a un Notari a signar un document públic, el més habitual és que el client es porti la còpia o còpies de la seva escriptura (ja siguin simples i/o autoritzades).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan compra una vivienda en un Notario de Barcelona, lo normal es que Juan, una vez firmada la misma, solicite una copia autorizada y una copia simple de su escritura de compra, para poder acreditar que esa vivienda es suya, para poder inscribir su derecho de propiedad en el Registro, para pagar los impuestos de la operación, etc.<ejemplo>

No obstant això, el cert és que, una vegada celebrat l'acte o contracte, en un futur, pot succeir que l'atorgant o interessat necessiti obtenir una nova còpia (segona còpia) d'aquest document, per múltiples motius, com per exemple:

• Perquè la còpia original s'ha perdut, destruït o danyat.
• Perquè necessita un altre exemplar per entregar-lo a una altra persona.
• Perquè la persona que va atorgar el document ha mort i els seus hereus no localitzen la primera còpia del document.
• Perquè en el seu moment es va obtenir una còpia en suport paper o físic, i ara es necessita una còpia en suport electrònic per realitzar determinades gestions amb l' administració, o terceres persones.

En tots aquests casos, com veiem, l'atorgant necessitarà sol·licitar una nova còpia de la seva escriptura al Notari que la va autoritzar (o si és molt antiga al notari que custodia actualment el document). Aquest tràmit, com exposarem en les preguntes següents, a partir d'ara es pot sol·licitar d'una forma fàcil, ràpida i senzilla a través del Portal Notarial del Ciutadà, donant un servei molt més eficient per al ciutadà.

Si l' escriptura s' atorgo fa més de 25 anys s' haurà de demanar al notari arxiver del districte o al col.legi notarial corresponent, depenent qui el custodiï.

Com es demanen tradicionalment les segones còpies d'una escriptura?

Tradicionalment, per obtenir una segona còpia d'una escriptura que has signat amb un Notari, has d'acudir presencialment al despatx notarial del Notari amb el qual firmes aquest document, i sol·licitar-hi l'expedició d'aquesta segona còpia que necessites.

Una vegada formulada la sol·licitud, el notari verificarà la teva legitimació per a això, i després de comprovar que la llei et permet l'obtenció d'aquesta segona còpia, els empleats de l'oficina notarial procediran a expedir la mateixa, per a la qual cosa, normalment, necessitarà uns dies.

Expedida la mateixa i una vegada signada pel notari, el departament d'administració de la notaria contactarà amb la finalització de l'encàrrec, després de la qual cosa, una vegada hagis abonat els aranzels corresponents, se't farà entrega de la teva còpia, en la forma que hagis sol·licitat:

En el cas de les còpies simples:

• Lliurament físic a notaria (o mitjançant enviament postal a l'adreça que es prefereixi, si així es demana i abona el cost corresponent).
• Tramesa en format electrònic via Email.

En el cas de les còpies autoritzades:

• Lliurament físic a notaria (o mitjançant enviament postal a l'adreça que es prefereixi, si així es demana i abona el cost corresponent).
• Remissió de còpia autoritzada electrònica mitjançant tramesa del corresponent CSV.

Com veiem doncs, el procediment tradicional per a l' obtenció de segones còpies implica la necessitat de desplaçament per part del ciutadà o professional que les demana, amb la consegüent pèrdua de temps i diners en aquesta tasca administrativa.

Quines novetats ens aporta el Portal Notarial del Ciutadà en l'obtenció de segones còpies de les nostres escriptures?

El Portal Notarial del Ciutadà aporta rellevants novetats en el procediment per a l'obtenció de segones còpies de les nostres escriptures, ja que com veurem, a partir d'ara, qualsevol ciutadà tindrà la possibilitat de consultar totes les escriptures signades des de l'1 de gener del 2007 a l'actualitat i sol·licitar 100% online l'obtenció de segones còpies de les seves escriptures, la qual cosa, com es pot intuir, suposa un gran avenç que estalviarà molt de temps i diners a les persones que necessitin realitzar aquest tràmit.

En concret, gràcies al Portal Notarial del Ciutadà, com veurem, a partir d'ara podrem:

• Sol·licitar còpies simples de les nostres escriptures, les quals rebrem en format electrònic a través del mateix Portal Notarial del Ciutadà.
• Sol·licitar còpies autoritzades de les nostres escriptures, les quals, no obstant això, pel moment, només es podran emetre en suport físic o format paper, per a la seva recollida en la pròpia notaria (o en una altra més propera al nostre domicili) o la seva remissió per correu certificat a l'adreça que s'indiqui.

Anem doncs a continuació a veure com podem sol·licitar l'obtenció de segones còpies de les nostres escriptures a través del Portal Notarial del Ciutadà.

Com puc accedir al Portal Notarial del Ciutadà per demanar una segona còpia de la meva escriptura?

Per poder sol·licitar online una segona còpia de la teva escriptura, el primer de tot que haurem de tenir en compte és que, perquè això sigui possible, el ciutadà haurà d'estar registrat al Portal Notarial del Ciutadà (AQUÍ), que és la pàgina web creada pel Notariat espanyol per instrumentar totes aquestes novetats telemàtiques de la Llei 11/2023.

Per registrar-se, si ho desitja, AQUÍ pot trobar un article explicatiu al nostre blog, on li detallem tots els passos que ha de seguir.

Quins passos tindrà el procés de sol·licitud d'una segona còpia a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Si optes per demanar 100% online una segona còpia d'alguna de les teves escriptures, a través del Portal Notarial del Ciutadà, els grans passos del procés, de forma molt resumida, seran els següents:

1. En primer lloc, a través del Portal Notarial del Ciutadà, hauràs d'enviar la teva sol·licitud al Notari, en la qual hauràs d'identificar la còpia en concret que necessites, així com la modalitat de còpia que requereixes.

2. En segon lloc, una vegada enviada la teva sol·licitud, el Notari en qüestió procedirà a gestionar-la. A tal efecte, una vegada comprovada la teva legitimació o dret de còpia, generarà un pressupost de la còpia, el qual et remetrà a través del Portal Notarial. Quan el rebis, a través del mateix PNC, podràs realitzar el pagament, després de la qual cosa, el notari emetrà la còpia o còpies sol·licitades. 

3. Finalment, una vegada gestionada la teva petició, el Notari procedirà a enviar-te la teva còpia, o bé a través del mateix Portal Notarial del Ciutadà (si has sol·licitat una còpia simple) o, en el cas que l'hagis sol·licitat autoritzada, te l'enviarà per correu postal o la podrà a la teva disposició per a la seva recollida al seu propi despatx notarial.
   
   En aquest sentit, cal puntualitzar que, pel moment, en el PNC no està habilitat l' enviament de còpies autoritzades electròniques amb CSV, les quals, si s' escau, sí que es poden demanar en el moment de la signatura.

Com realitzo el procés per demanar una segona còpia de la meva escriptura a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Per iniciar el procés de sol·licitud d'obtenció d'una còpia d'una de les seves escriptures, el ciutadà o professional haurà d'accedir amb el seu usuari al PNC i, un cop dins del mateix, haurà de seleccionar l'apartat de "Gestió de còpies" (part esquerra de la pantalla).

I, un cop dins d'aquest apartat, seleccionar l'apartat de "Sol·licituds de còpies" (part inferior dreta de la pantalla).

Tot seguit, el PNC ens donarà accés a la següent pantalla, en la qual haurem de clicar el botó verd d'"Iniciar sol·licitud":

1.- SELECCIÓ DEL NOTARI AUTORITZANT

Iniciada la sol·licitud, ens apareixerà una pantalla on haurem de seleccionar el Notari que va autoritzar l'escriptura la còpia de la qual volem obtenir:

Completat aquest primer pas, cliquem el botó de "següent" (part inferior dreta), per continuar amb el tràmit.

En cas que el notari autoritzant no aparegui, també se'n pot demanar la còpia, però ho hauràs d'indicar sota escrivint manualment les seves dades.

‍

2.- SELECCIÓ DE DOCUMENTS

A continuació, a la següent pantalla, ens apareixerà un llistat amb tots els documents que hàgim signat amb aquest notari, d' entre els quals, haurem de seleccionar el número de protocol que correspongui al document respecte del qual volem obtenir una còpia. 

En aquest apartat, així mateix, haurem de seleccionar la pestanya de "còpia simple" o "còpia autoritzada", en funció de la modalitat que desitgem. 

En el cas que es vulgui obtenir una còpia autoritzada, així mateix, també haurem d' informar:

• Del nombre de còpies que volem (això és, una, o les que fossin).
• Si la còpia ha de tenir, o no, caràcter executiu, en funció de la modalitat que necessitem.

Completat aquest pas, cliquem el botó de "següent" (part inferior dreta), per continuar amb el tràmit.

‍

3.- COMPLETAR SOL·LICITUD I TRAMESA

En aquesta última fase del procés, en primer lloc ens apareixerà una pantalla resum amb els protocols dels quals hem demanat còpies:

A continuació, el PNC ens donarà l'opció d'adjuntar documentació complementària, en cas que això fos necessari per a l'adequada gestió de la sol·licitud.

Finalment, en el cas que s' hagi demanat una còpia autoritzada, s' haurà d' informar de la forma en què es vol rebre la mateixa, això és:

• Mitjançant la seva recollida en la pròpia notaria.
• Enviament per correu postal certificat (en aquest cas s'enviarà a l'adreça que hàgim informat en registrar-nos al PNC).
• Enviament a una altra notaria diferent (per exemple, a un despatx notarial que estigui més proper al nostre domicili).

Completat aquest últim pas, cliquem el botó d'Enviar, de manera que, si el procés ha estat correcte, ens apareixerà una pantalla conforme el procés s'ha realitzat correctament, juntament amb un número de sol·licitud.

Després d'això, el Notari en qüestió rebrà la sol·licitud que acabem de generar, la qual procedirà a atendre, una vegada comprovada la nostra legitimació, capacitat i interès legítim per a sol·licitar aquesta còpia. 

A aquest efecte, el Notari procedirà a remetre'ns un Pressupost del cost de la còpia, que rebrem via missatge al nostre Portal Notarial (per poder visualitzar-lo, accedir a l'apartat "Els meus missatges").

En aquesta comunicació, ens apareixerà el Pressupost de la sol·licitud, juntament amb l'opció de pagar ja el mateix (via targeta de crèdit o mitjançant pagament amb Bizum).

Finalment, realitzat el pagament, la notaria rebrà la confirmació del mateix, després de la qual cosa, procedirà a emetre les còpies que hagen sol·licitat.

• En el cas de la còpia simple, ens la remetran a través del Portal Notarial, podent-la trobar en l'apartat de "Gestió de còpies", i dins del mateix, en l'apartat de "Les meues còpies".
• En el cas de la còpia autèntica, la seva recollida o recepció es realitzarà en la forma que s'hagi indicat en la petició (recordem, retirada a la mateixa oficina notarial, enviament a una notaria diferent o enviament per correu al domicili del sol·licitant).

Quins avantatges té demanar una segona còpia a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Com acabem de veure, la possibilitat de sol·licitar segones còpies de les nostres escriptures a través del PNC és una funcionalitat molt útil per als ciutadans i professionals, ja que qualsevol persona, des de casa seva, amb el seu ordinador, seguint un senzill procediment 100% online, pot sol·licitar, i en determinats casos obtenir (en el supòsit de còpies simples) segones còpies de les seves escriptures directament per via telemàtica. Així doncs, això:

• Suposa una comoditat i estalvi de temps, ja que no serà necessari que et desplacis fins a una notaria per formalitzar la teva petició i, posteriorment, de nou hi acudeixis per retirar el document.
• Perquè en el cas de les còpies simples, aquestes quedaran emmagatzemades per sempre en un repositori documental dins del propi PNC, de manera que sempre hi tindrem accés des de qualsevol ordinador i en qualsevol moment, simplement accedint al PNC amb el nostre usuari.

En definitiva, com veiem, aquest procés online t'estalviarà molt de temps i et donarà moltes més facilitats i comoditat, cosa que sens dubte, és una cosa molt positiva tenint en compte el ritme frenètic de treball i obligacions que la majoria de nosaltres tenim avui dia.

Hi ha alguna limitació temporal per a l'obtenció de segones còpies a través del Portal Notarial del Ciutadà?

Sobre aquesta qüestió, cal indicar que, a través d' aquest nou sistema del PNC, podrem demanar segones còpies d ' escriptures signades a partir de l' 1 de gener de 2007, que és el moment en què es va posar en marxa l' anomenat Índex Únic Notarial.

Per contra, per a escriptures anteriors, aquestes es poden demanar també a través del PNC informant en el camp corresponent el nom del notari, la data d' atorgament i el número de protocol.

Per la seva banda, per a escriptures amb una antiguitat superior a 25 anys, s'haurà de contactar amb el Col·legi Notarial de la Comunitat Autònoma on es va atorgar el testament.

Així mateix, cal deixar constància que, per a les escriptures signades a partir del 9 de novembre de 2023, la possibilitat de sol·licitar una segona còpia a través del PNC només serà possible un cop hagin transcorregut aproximadament 15 dies des de la seva signatura, ja que és el temps que sol demorar-se el bolcat de dades al PNC (els documents signats a la primera quinzena es posen a disposició a partir del 22 del mateix mes, i els signats en la segona quinzena, a partir del dia 7 del mes següent, doncs les notàries fan trameses quinzenals de les escriptures signades amb aquesta freqüència).

Hi ha alguna altra manera d'obtenir segones còpies de les meves escriptures en format electrònic?

Si ho desitges així i el notari en qüestió pot realitzar aquesta gestió, pots remetre la teva petició directament a la seva oficina via Email, cas en el qual, una vegada abonant-te els aranzels corresponents, aquest procedirà a remetre't la teva segona còpia electrònica (simple o autoritzada amb el seu corresponent CSV) o via Email o a través de qualsevol altre procediment tècnic existent.

Com puc resoldre els dubtes que tingui sobre aquest procés de petició de segones còpies de les meves escriptures?

Per suposat, si tens dubtes sobre aquest procés, l'equip de Notaria Jesús Benavides queda a la teva sencera disposició per resoldre-les. Pots fer la teva consulta amb nosaltres a través de la nostra web i, gustosament, els nostres especialistes en la matèria tractaran d'ajudar-te amb tot el procés, si efectivament tens possibilitat i intenció de legitimar la teva signatura digital a la nostra Notaria.